『eas』を導入された背景について教えてください。

小澤様提携している不動産会社様より申込書が毎日FAXで送られてくるのですが、その枚数は多い月で月間約10,000枚にのぼります。

その内容を社内システムに入力していく作業が必要なのですが、これまでは社内の実務担当スタッフや外注スタッフがすべて手入力で行っていました。

しかし現行の体制では業務量が増えた場合に限界があり、作業効率や生産性の見直しを行おうという観点から、OCRツールを導入する運びとなりました。『eas』はネット検索でヒットしたサービスだったのですが、まさに当社にぴったりのサービスだと感じたため、問い合わせをさせていただきました。

芦澤昨年冬ごろ、御社の繁忙期にさしかかる前にお問い合わせいただいたと記憶しています。

小澤様そうですね。まさに入居シーズンである3～4月が当社の繁忙期なのですが、この時期はどうしてもスタッフの残業が増えたり、コロナの影響などで人的リソースの確保が読めなかったりと、悩みが尽きませんでした。
システムを導入することでそうした課題を解決したいというのが一番の思いでした。

数あるデータ入力サービスのなかから、『eas』を導入したのはなぜですか？

小澤様実は『eas』だけでなく、他にも3～4社のサービスを検討したのですが、『eas』がもっとも精度が高いと感じました。当社が扱う申込書はどうしても文字が乱雑なものがあったり、フォーマットが整っていないことが多く、他社のOCRサービスで読み込もうとすると認識率が低かったり、不要な部分までデータ化されてしまうために検討が頓挫していました。

しかし『eas』では複数の人の目によるチェックを行ってくれるため整合性の面でも信頼できますし、持っていた懸念点や課題点が解消できそうだと思い、そこが導入の決め手になりました。

特にどのような点が御社の課題解決につながったのでしょうか？

小澤様一つ目が、社内の人員体制に左右されない作業システムを構築できた点です。予期せぬスタッフの欠勤や退職などから生じるリソース確保面でのリスクが回避できました。

また、これまでは実務担当スタッフの採用や育成に時間やコストがかかっていたのですが、ツール導入することでそうした問題を解消できたことが大きいですね。

二つ目が、社内の生産性が上がったという点です。実際に『eas』でデータ化した結果を集計することで、申込書の記入漏れやミスの傾向が明らかになり、不動産会社様ごとの不備率が可視化できるようになりました。そうした不備を営業を介して是正活動をしていくことで、私たちの業務効率も上がるようになりました。

芦澤なるほど、傾向分析の手段としても『eas』をご活用いただいているのですね。

『eas』を導入するにあたり、なにか不安などはありましたか？

小澤様先ほどお話したデータの精度がどうなのか、また処理速度がどうなのかという点が気になっていました。

芦澤そこでまず、トライアルプランを約１か月間ご利用いただいたんですよね。

小澤様はい。トライアル期間があったことで、データ精度に関する懸念は払しょくすることができました。ただし処理速度に関しては、当社業務の繁閑の都合で現在は月1回程のデータ化のため、ボリュームへの対応について充分に把握ができていない状態です。今後の繁忙期にはより多くの件数を処理する必要性が出てきますので、その過程で納品スピードについても確認できればと思っています。

今後『eas』を活用して、さらに解決していきたい課題はありますか？

小澤様まずは『eas』を使ってデータ化する件数を増やすことで、社内のリスク分散をしていくことが第一ですね。さらに、当社が扱うサービスはまだまだ手書きや紙の文化が主流となっているため、今後は申込書以外の手書き書類についても『eas』を活用できれば業務の簡素化につながると思いますし、会社全体にメリットがあるかと考えています。

最後に『eas』をどのような企業におすすめしたいですか？

小澤様そうですね。当社のように、紙の枚数が多くフォーマットが整備できていない、といったケースにおいて『eas』が1番良いのではと思います。他の企業でもOCRツールを活用したい、と考えを持ちながらも進められないという問題を抱えていると思うのですが、導入までのスピード感や運用のしやすさといった点からも『eas』をおすすめしたいですね。

芦澤ありがとうございます。現在は申込書のフォーマットが各社で異なることもあり、オペレーター入力を中心にサービスをご利用いただいていますが、よりAI-OCRのメリットを活かせるような仕組みを作れるよう、私たちも引き続きサポートしてまいります！