まずは『eas』導入前に起きていた「勤怠関連業務」をめぐる課題感を教えてください。

戸田様当社は4,600施設を超える宿泊施設とお取引をしていて、それぞれの施設で働く派遣スタッフさんの勤怠の修正を私たちの部署で実施しています。
具体的には、毎月末に各施設から送られてくる勤怠表をもとに、非常にタイトなスケジュールで施設への請求金額やスタッフさんの給与額計算を行っています。

『eas』の導入前までは、その計算作業を各営業担当者が担っていました。
営業担当50名弱に対し、3,000名程度の派遣スタッフさんが毎月稼働していますので、単純に1営業あたり約60名分の給与計算を手作業で行っていたことになります。

お金に関することですからミスは許されませんし、期日を厳守する必要があります。
その結果、特に月初の数日間は事務作業に追われて本来の営業活動ができなかったり、残業が増えてしまったりといった問題が発生していました。

芦澤それはなかなかハードな状況でしたね。

戸田様そうですね。また、宿泊施設は土日も営業していますので、当社が休みの日にデータが送られてくるケースもあります。
なかには、営業担当が休日出勤をせざるを得ないような状況も起きていました。

観光HR事業部 戸田様

そのような課題に対し、社内ではどのような解決のアイデアが挙がったのでしょうか？

戸田様数年前にOCRを利用したデータ化にトライしました。
自社帳票を用意して統一フォーマット化し、お客様に活用いただくよう依頼をしたのですが、導入可能な施設は限られていました。また、手書きのため、精度の高いデータ化には至らず、プロジェクトとして継続するのは難しいという判断になりました。

そこで、効率の良い内製化を目指し、専属のバックオフィスチームを立ち上げて業務を巻き取ることにしました。ところが、チームの人数も限られていたため、こちらも大きな改善にはつながりませんでした。
ほかにも、アルバイトの雇用も考えましたが、月初の数日間に集中する作業のため現実的ではありませんでした。

また、在宅ワーカーへの外部委託なども検討したのですが、ワーカーさんへの教育や勤務環境、コストメリットの面などで却下となりました。

一度却下したOCRを再度検討しようと思ったのはなぜですか？

戸田様前回のOCRは機械による読み取りのみでしたが、『eas』のようにAIも活用したAI-OCRであることと、オペレーターによる補完が可能なツールがあると知ったからです。

特に当社の場合は、勤怠表の計算にかかる工数の負荷だけでなく、タイムカードやタイムシートのフォーマットが各宿泊施設によって異なっていたり、書き方もバラバラであるという問題があるのですが、そのような多様な仕様に対応できるAI-OCRは『eas』だけでした。

日下様検討にあたり、AI-OCRを扱う5～6社の企業に声をかけさせていただいたのですが、当社のタイムカードのフォーマットが多様であることや手書きも多いこと、画像やFAXなどさまざまな提出方法があることなどから、対応が難しいと言われてしまうケースが大半だったのです。

そのような難しい状況にもかかわらず、『eas』を使えば統一された形式で高精度のデータ化ができること、なおかつそれを短納期、低価格で実現できることに魅力を感じました。

観光HR事業部 マネージャー 日下様

『eas』を導入してみてどのような部分にメリットを感じていますか？

戸田様最初に御社のご担当の方とお話をした際に、現状課題の解決だけでなく、将来的な効率化やコスト削減につながる提案もしてくださったので、とても良い印象を持ちました。
その後もちょっとした質問に対してもまめにお返事をくださって、安心してお任せすることができています。

また、『eas』の機能自体への満足度も高く、価格面はもちろんのこと、翌日もしくは早ければ当日中にデータが仕上がるというスピード感がありがたいなと感じています。

土日や夜間帯にもデータ化が進むところもメリットとして大きいですね。
さらに、当社で使用しているExcelシートのマクロにもBPOで対応していただくことができ、とても助かっています。

実際に当社の営業担当にアンケートを取ったところ、6割以上のメンバーから月初の残業時間を3時間ほど削減できたという回答が得られました。年間にすると営業1人あたり40時間分ほどになりますので、全社的に約2,000時間の残業時間をカットできたという計算になります。

芦澤改めて数値にしていただくと、具体的なコストメリットが明らかになりますね。

日下様実際に営業担当からも、「自身のコア業務に専念することができるようになった」という声が多く挙がっており、現場の働き方の改善につながっている点が何よりもの効果だと考えています。

うるる社のフォロー体制についてはどのような感想をお持ちですか？

戸田様導入後、毎月「定例会」を実施いただき、各月の課題を次月に活かす対策を立てて実行いただいている点に感謝をしています。本当に期待以上のサポートをしていただいていますし、日々改善されている実感がありますね。

日下様当社の勤怠表は客観的に見ても読み取りづらいものが多く、初見の方は特に戸惑うのではないかと思います。
そのようななかで、御社内でオペレーターさん向けの業務マニュアルを作成したり、習熟度チェックなども行っていただいていると伺いました。
迅速かつ正確なデータ出力のために毎月尽力いただいていることがありがたいなと感じています。

芦澤お褒めのお言葉をいただき、とても嬉しいです！
難易度の高い部分もありましたが、日々改善を重ねていくことで、導入時に目標としていた効率化を実現することができました。

今後、『eas』をどのように活用していきたいと考えていますか？

戸田様これまでは人によるデータ化の割合が多かったのですが、今後はより「AI-OCR」の活用を進めていきたいと思っています。AI-OCRを用いることで、よりスピーディかつコストをかけずにデータ化できることを期待しています。
現在も一部試験的に取り組んでいますが、効果が得られそうだと感じていますので、今後はより多くの件数に対応できるようにしていきたいですね。

日下様当社側としても、よりシンプルでわかりやすい勤怠表を増やすための活動を進めている最中です。
今後は宿泊施設側にもフォーマット改定などの要望を行いながら、さらなる効率化に向けて引き続き御社と一緒に取り組んでいけたらと考えています。

芦澤今後も皆さまのお力になれるようなサポートを継続してまいります！本日はありがとうございました。